Panduan Pemakaian
Untuk seluruh karyawan, atasan, dan HR. Ada tiga bagian: di kios (semua karyawan), di HP (karyawan berpengalaman/PIN) & atasan), dan untuk HR.
Login karyawan (Staff)
hr.gkeisha.site
Pintu pengelola (HR/Admin)
hr.gkeisha.site/admin
Kios absen (Staff)
hr.gkeisha.site/absensi
Kios absen security (Security)
hr.gkeisha.site/absensi-security
Kios meal (semua)
hr.gkeisha.site/meal
Kios seragam (semua)
hr.gkeisha.site/uniform
NIK & PIN
Minta ke HR
1 Di Kios — Absen Masuk & Pulang
Kios adalah tablet di pintu masuk karyawan,
dibuka di hr.gkeisha.site/absensi — tanpa login.
Kios absen ini untuk kategori Staff (yang punya shift).
Semua karyawan wajib absen di sini, kecuali petugas Security (kios sendiri). Bagi General Manager tidak diwajibkan, tetapi boleh absen jika mau — dan absensinya tidak ikut dihitung sebagai kewajiban.
1
Ketuk Absen Masuk / Pulang.
2
Ketik nama Anda, lalu ketuk nama Anda pada daftar.
3
Tekan kolom foto → ambil foto wajah Anda. Foto ini wajib — itu bukti kehadiran Anda.
4
Tekan Ambil Foto & Absen MASUK. Layar menampilkan jam absen Anda.
5
Saat pulang, ulangi — kios otomatis tahu bahwa itu absen PULANG.
Kenapa foto: supaya catatan kehadiran benar-benar milik Anda, bukan milik orang lain. Sistem tidak mengirim foto ini ke mana-mana — hanya HR yang bisa melihatnya.
Terlambat dihitung sejak jam mulai shift yang Anda pilih. Terlambat lebih dari 15 menit langsung tercatat sebagai Terlambat, Di kios absen, ketuk kode jadwal departemen Anda (mis. M3 di HRD 08:00–17:00, di Housekeeping 08:00–16:00) — jam kode itulah yang dipakai. jadi usahakan datang sebelum jam shift — bukan tepat pada jamnya.
2 Di Kios — Meal
Alamat: hr.gkeisha.site/meal — untuk semua kategori (Staff, Kontrak, Trainee, Casual, Casual (DW)).
1
Ketuk Ambil Meal Hari Ini, ketik & pilih nama Anda.
2
Pastikan waktu makan yang tertulis sudah benar (Sarapan / Siang / Sore / Malam).
3
Ketuk Ambil Kupon Makan.
Satu kali sehari saja. Kalau sudah diambil, sistem menolak pengambilan kedua — jadi tidak bisa diwakilkan atau diambil dobel.
Batas berlaku sama untuk semua kategori: 1 meal sehari.
Di luar jam makan, kupon tidak bisa diambil. Jam makan: Sarapan 05:30–09:30, Siang 11:00–14:30, Sore 16:00–18:30, Malam 21:00–23:30.
3 Di Kios — Ambil Seragam
Alamat: hr.gkeisha.site/uniform — untuk semua kategori.
1
Pilih nama Anda pada daftar.
2
Sistem menampilkan sisa jatah tahun ini untuk tiap barang.
3
Centang barang yang diambil, isi jumlah, dan ukuran bila berbeda.
4
Isi nama petugas yang menyerahkan, lalu ketuk Catat Pengambilan Seragam.
Kenapa dicatat: supaya saat penggantian seragam berikutnya tidak ada keraguan — semuanya ada catatannya, lengkap dengan tanggal dan ukurannya.
3b Di Kios — Laundry Seragam
Dikelola Housekeeping, dibuka di ruang cuci:
hr.gkeisha.site/laundry — tanpa login.
Daftar namanya memuat semua karyawan: Staff, Casual, dan Trainee.
1
Ketik nama karyawan, lalu ketuk namanya.
2
Pengambilan — isi jumlah potong yang diserahkan
untuk dicuci (kemeja, celana/rok, rompi), tulis nama petugas, lalu tekan Catat Pengambilan.
3
Pengembalian — saat seragam bersih, centang yang
sudah kembali lalu tekan Catat Pengembalian. Jumlahnya boleh dikurangi bila belum lengkap.
Sepatu, name tag, dan topi tidak masuk cucian, jadi tidak ada pilihannya di kios.
Foto bersifat pilihan — dipakai bila perlu bukti. Bagian yang masih di laundry bisa dilihat di
Pengelola → Laundry, lengkap dengan daftar yang lewat 3 hari belum kembali.
4 Di HP — Ajukan Cuti atau Izin
1
Buka hr.gkeisha.site, masuk dengan NIK dan PIN Anda.
2
Ketuk + Ajukan Cuti / Izin.
3
Pilih jenis, isi tanggal mulai & selesai, dan tulis alasan yang jelas.
4
Untuk Izin Keluar, isi juga jam keluar dan perkiraan jam kembali.
5
Ketuk Kirim Pengajuan. Anda bisa memantau statusnya di halaman yang sama.
| Jenis | Untuk |
|---|---|
| Cuti Tahunan | Cuti terencana. Mengurangi jatah cuti tahunan. |
| Cuti Sakit | Sakit. Sebaiknya lampirkan surat dokter ke HR. |
| Izin Tidak Masuk | Tidak masuk karena urusan penting. |
| Izin Keluar | Keluar sebentar di tengah jam kerja. |
| Setengah Hari / Terlambat | Masuk sebagian hari atau terlambat. |
Alur persetujuan: Anda kirim → atasan menyetujui → HR otomatis disetujui. Khusus pengajuan atasan/manager, yang menyetujui adalah General Manager, lalu HR otomatis. Cukup satu kali persetujuan; setelah atasan setuju, statusnya langsung Disetujui. Kalau departemen Anda dipimpin langsung oleh General Manager (mis. bagian IT), maka beliaulah atasannya.
Jangan menunggu sampai harinya baru mengajukan. Cuti tahunan sebaiknya diajukan minimal beberapa hari sebelumnya supaya pengaturan shift bisa disiapkan atasan Anda.
5 Untuk Atasan & General Manager — Menyetujui
1
Masuk dengan NIK & PIN Anda, buka Perlu Persetujuan.
2
Ketuk Periksa untuk melihat rinciannya.
3
Jika setuju, isi nama Anda lalu Setujui. Jika tidak, isi alasan penolakan (wajib) lalu Tolak.
Atasan: yang muncul hanya pengajuan departemen Anda sendiri, dan hanya staf — pengajuan sesama atasan langsung masuk ke General Manager.
General Manager: yang muncul adalah pengajuan cuti & izin para atasan/manager dari seluruh departemen.
General Manager: yang muncul adalah pengajuan cuti & izin para atasan/manager dari seluruh departemen.
Untuk Izin Keluar: setelah karyawan kembali, buka pengajuannya dan catat jam kembali. Tanpa itu, tidak ada catatan apakah ia kembali tepat waktu.
6 Untuk HR — Pekerjaan Harian
| Yang ingin dilakukan | Ke mana |
|---|---|
| Menambah / mengubah karyawan, reset PIN | Data Karyawan |
| Memasukkan data awal sekaligus banyak | Data Karyawan → Import CSV |
| Mencetak kartu karyawan (untuk absensi & seragam) | Data Karyawan → Cetak Badge |
| Melihat siapa belum absen hari ini | Absensi |
| Menandai karyawan izin / sakit / alpha | Absensi → kolom Tandai |
| Mengetahui jumlah porsi untuk dapur | Kupon Makan |
| Mencatat seragam & melihat sisa jatah | Seragam atau halaman karyawan |
| Mengukur kinerja kehadiran per departemen | Laporan |
Import CSV itu aman diulang. NIK yang sudah ada akan diperbarui, bukan digandakan. Jadi kalau ada perubahan data banyak sekaligus, cukup siapkan CSV-nya sekali dan impor.
Jangan mengetik PIN karyawan di tempat terbuka. Saat menyerahkan PIN, sampaikan langsung ke orangnya. Kalau PIN bocor, ganti lewat halaman karyawan → bagian PIN Masuk.
💡 Aturan yang Berlaku per Kategori
| Kategori | Jatah Cuti | Meal/hari | Seragam | Bisa login |
|---|---|---|---|---|
| Staff (tetap/kontrak) | 12 hari/tahun | 1 kali | Ada jatah | Ya |
| Trainee (pelatihan/magang) | Tidak ada | 1 kali | Ada | Tidak — lewat kios |
| Casual (harian/lepas) | Tidak ada | 1 kali | Ada | Tidak — lewat kios |
Angka-angka ini masih bisa disesuaikan. Kalau ada yang kurang tepat untuk kondisi hotel, sampaikan ke HR — nanti diubah di sistem, tanpa perlu catatan manual lagi.
Hotel Grand Keisha · Kepegawaian · Panduan ini juga bisa dicetak (tekan tombol Cetak)